Clientes

Qué hace

El módulo Clientes permite registrar personas o empresas para poder facturarles, crear cotizaciones, cobrarles y llevar control de sus condiciones comerciales (lista de precios, forma de pago y crédito).

Antes de empezar

• Tener creadas listas de precios (si aplica).

• Tener configuradas condiciones de pago.

• Tener definidos los tipos de comprobante fiscal.

• Contar con el RNC/Cédula del cliente, si se validará con DGII.

Pasos

1) Ir a Clientes

Ir a Contactos, Clientes y seleccionar Nuevo cliente.

2) Completar datos generales

Ingresar, según aplique:

• Nombres

• Apellidos

• Nombre de empresa

• Correo electrónico

• Número de teléfono

3) Registrar identificación y consultar DGII

1. Seleccionar el Tipo de identificación.

2. Escribir el No. de identificación (por ejemplo, RNC).

3. Presionar el botón de lupa.

Resultado de la lupa: el sistema busca el nombre asignado a ese RNC en la DGII y completa/valida la información.

4) Definir “Nombre para mostrar”

En Nombre para mostrar (campo obligatorio), el sistema permite elegir cómo se verá el cliente en el sistema, con opciones como:

• Nombre

• Apellido

• Nombre y apellido

• Nombre de empresa

Esto ayuda a que el cliente aparezca con el formato correcto en facturas, listados y búsquedas.

5) Completar dirección

Seleccionar/ingresar:

• País

• Estado/Provincia

• Dirección

 

 

6) Configurar condiciones comerciales

Definir:

• Comprobante fiscal (predeterminado para el cliente, aunque en la facture es ajustable)

• Lista de precio

• Condición de pago

7) Configurar crédito (si aplica)

• Límite de crédito

• Límite facturas a crédito

Regla importante: si el cliente sobrepasa el límite de crédito, el sistema bloquea la facturación hasta que el saldo vuelva a estar dentro del límite.

8) Marcar como proveedor (opcional)

Si el mismo contacto también será suplidor, activar:

Marcar cliente como proveedor.

Resultado esperado

• El cliente queda creado y disponible para usar en Facturas, POS, Cotizaciones y Cobros.

• Si se configuraron condiciones (comprobante, lista de precios y pago), se aplican automáticamente al facturar.

• Si se configuró límite de crédito, el sistema controla y puede bloquear nuevas facturas cuando corresponda.

 

 

Notas y reglas

• Nombre para mostrar es obligatorio.

• La lupa consulta DGII y trae el nombre asociado al RNC.

• El límite de crédito bloquea la facturación al exceder el monto.

• Un cliente se puede editar aunque tenga transacciones.

• Se puede inactivar.

• Se puede eliminar solo si no tiene transacciones vinculadas.

Importar clientes desde Excel

Qué hace

La opción Importar clientes permite registrar múltiples clientes en el sistema de forma rápida utilizando un archivo de Excel. Esta herramienta es útil cuando la empresa ya tiene una base de datos de clientes y desea incorporarla al sistema sin tener que crearlos uno por uno.

El sistema utiliza una plantilla de Excel que contiene las columnas necesarias para importar correctamente la información.

Antes de empezar

Antes de importar clientes, es recomendable:

• Descargar la plantilla oficial del sistema.

• Completar las columnas siguiendo exactamente el formato indicado.

• Verificar que las columnas obligatorias estén llenas.

• Utilizar los valores correctos de las listas desplegables cuando existan.

El sistema solo acepta archivos Excel (.xlsx) con un tamaño máximo de 5 MB.

Pasos

1. Ir a la opción de importar clientes

Entrar a:

Contactos → Clientes → Importar

Esto abrirá la pantalla Importar clientes desde Excel.

2. Descargar la plantilla

En la sección Plantilla Excel, seleccionar:

Descargar plantilla

Esta plantilla contiene las columnas necesarias para registrar clientes correctamente.

3. Completar la información en Excel

Abrir el archivo descargado y llenar los datos de cada cliente.

Reglas importantes:

• Las columnas marcadas con * son obligatorias.

• Cuando una columna tenga lista desplegable, se deben usar esos valores.

• En la plantilla también se puede indicar si el contacto también es proveedor.

4. Guardar el archivo

Una vez completada la plantilla:

• Guardar el archivo en formato .xlsx

• Verificar que el tamaño del archivo sea menor a 5 MB

 

5. Cargar el archivo en el sistema

En la sección Cargar archivo:

1. Presionar Choose File

2. Seleccionar el archivo Excel preparado.

6. Importar los clientes

Presionar Importar.

El sistema procesará el archivo y registrará los clientes en el sistema.

Resultado esperado

Después de la importación:

• Los clientes aparecerán automáticamente en el listado de Clientes.

• Podrán utilizarse inmediatamente en Facturas, POS, Cotizaciones y Cobros.

• Si fueron marcados como proveedor, también estarán disponibles en el módulo de Proveedores.

Notas y reglas

• Solo se aceptan archivos Excel (.xlsx).

• El tamaño máximo permitido es 5 MB.

• Las columnas con * son obligatorias.

• Se deben usar los valores definidos en las listas desplegables.

• Un cliente puede marcarse como proveedor dentro de la misma importación.