Registrar un gasto

Qué hace

Esta acción permite registrar una factura o comprobante de un suplidor para dejar documentado un gasto de la empresa. El registro guarda toda la información clave (suplidor, moneda, condiciones de pago, datos fiscales y detalle de líneas) y, según cómo se complete, la transacción puede quedar clasificada como gasto directo o como compra que entra a inventario.

Antes de empezar

Antes de registrar el gasto, se recomienda tener:

• El suplidor creado/registrado.

• Definidas las monedas que se usarán en compras y gastos.

• Configurados los tipos de comprobantes y el tipo de gasto DGII (para fines fiscales y reportes).

• Creadas las opciones de productos/servicios y/o las filas de gasto (para llevar el registro directo a gasto cuando aplique).

Cómo se ve la pantalla de Gastos

1) Datos del suplidor

Primero se elige:

• Suplidor

• Moneda de la transacción (la moneda en la que se registrará el gasto)

2) Datos de la factura

Luego se completan los datos del documento:

• Fecha

• Condición de pago y fecha de pago

• Opción/indicador de si la factura realiza una entrada de inventario

3) Datos fiscales

Aquí se registran los datos del comprobante:

• Tipo de comprobante

• Numeración del comprobante

• Tipo de gasto según la DGII

4) Descripción en líneas (detalle)

En el detalle existen dos formas de registrar cada línea:

Opción A: Producto o servicio
Para cada línea se define:

• Producto/servicio

• Si esa línea va a inventario

• La fila de gasto (clasificación del gasto)

Y luego los campos del detalle:

• Unidad de presentación (si el producto se compra en distintas presentaciones)

• Cantidad

• Costo/Precio

• Descuento

• ITBIS y otros impuestos

• Total (con su total general debajo)

Opción B: Fila de gasto (sin producto/servicio)
Esta opción se usa cuando se quiere llevar la transacción directamente al gasto, sin manejar un artículo.

• No debe mostrar unidad de medida

• Mantiene los demás campos (cantidad, costo, descuento, ITBIS/otros impuestos y total), para que el cálculo y el registro queden completos.

5) Notas y adjuntos

Al final se incluyen:

• Nota interna: comentarios para uso del equipo interno (administración/contabilidad).

• Nota externa: mensaje que se quiere mostrar de forma más “presentable” en el documento/reporte (cuando aplique).

• Adjunto: permite agregar un archivo de soporte (factura, recibo, evidencia de servicio, etc.) para dejar el gasto bien documentado.

Pasos

1. Ir a Gastos y seleccionar Nuevo (o la opción equivalente).

2. Seleccionar el Suplidor.

3. Seleccionar la Moneda de la transacción.

4. Completar los Datos de la factura: fecha, condición y fecha de pago.

5. Indicar si el documento realiza entrada de inventario (cuando aplique).

6. Completar Datos fiscales: tipo de comprobante, numeración y tipo de gasto DGII.

7. En el detalle, agregar las líneas:

   • Con Producto/Servicio (y marcar si va a inventario), o

   • Con Fila de gasto (registro directo a gasto, sin unidad de medida).

8. Verificar totales (descuento, ITBIS/otros impuestos y total).

9. Completar Nota interna / Nota externa si se necesita.

10. Adjuntar el soporte del gasto.

11. Guardar/registrar el gasto.

Resultado esperado

Al completar el registro:

• El gasto queda guardado con su suplidor, moneda, condición de pago, datos fiscales y detalle.

• Si se marcó que realiza entrada de inventario, el sistema lo considera como una compra con impacto en inventario (según la configuración).

• El gasto queda correctamente clasificado por fila de gasto y listo para reportes y control.

Notas y reglas

• La selección de producto/servicio se usa cuando se quiere un detalle por artículo y, si aplica, manejar inventario.

• La fila de gasto permite clasificar el impacto del gasto; puede usarse acompañando un producto/servicio o directamente (sin producto).

• Cuando se usa Fila de gasto (sin producto/servicio), la línea no debe incluir unidad de medida, pero sí mantiene los campos de cálculo y los impuestos.

• Las notas ayudan al control: la interna es para el equipo, la externa es para mostrar un mensaje más formal cuando aplique, y el adjunto deja evidencia del documento.

Errores comunes

• No se puede guardar sin suplidor: falta seleccionar el suplidor.

• Moneda no seleccionada: el sistema requiere definir la moneda antes de completar el documento.

• Comprobante incompleto: falta tipo de comprobante o numeración.

• Tipo de gasto DGII vacío: el sistema no permite registrar fiscalmente sin esa clasificación.

• Línea incompleta: falta fila de gasto, cantidad o costo/precio.