Facturas recurrentes

Qué hace

El módulo de Facturas Recurrentes funciona de la misma manera que una factura de venta regular, pero con la diferencia de que permite automatizar su generación y envío en un período definido. Está pensado para ventas repetitivas, como servicios mensuales, contratos, igualas o suscripciones, donde la factura debe emitirse de forma constante sin necesidad de crearla manualmente cada vez.

Cada factura generada por una recurrencia se registra como una factura normal, con su propio número, estado y seguimiento.

Antes de empezar

Antes de crear una factura recurrente, es necesario que:

• El cliente esté creado en el sistema.

• Los productos o servicios estén configurados correctamente.

• Los precios, impuestos y condiciones de pago estén definidos.

• El cliente tenga un correo electrónico registrado, si se desea el envío automático.

Cómo se ve la factura recurrente

La pantalla de Facturas Recurrentes es muy similar a la de una factura regular. El usuario selecciona el cliente, define los datos de la factura, agrega los ítems y revisa impuestos y totales.

La diferencia principal es que en esta pantalla se incluye una sección adicional para definir la recurrencia, es decir, cada cuánto tiempo el sistema debe generar la factura.

Segmento 1: Configuración de la factura

En esta sección se completan los datos generales de la factura, tales como:

• Cliente.

• Fecha base de la factura.

• Términos o condición de pago.

• Moneda y lista de precios.

• Tipo de comprobante y demás datos fiscales.

Estos datos serán utilizados cada vez que el sistema genere una nueva factura a partir de la recurrencia.

Segmento 2: Ítems, precios e impuestos

Los productos o servicios se agregan de la misma forma que en una factura normal. En cada ítem se puede definir la cantidad, el precio y los impuestos correspondientes, según su configuración. El cálculo de ITBIS u otros cargos depende exclusivamente de cómo esté configurado cada producto o servicio.

Segmento 3: Configuración de la recurrencia

En esta sección se define la parte automática de la factura. Aquí se establece:

• La frecuencia con la que se generará la factura.

• La fecha de inicio de la recurrencia.

• Si la recurrencia estará activa o inactiva.

Mientras la recurrencia esté activa, el sistema generará las facturas de manera automática según la configuración definida.

Segmento 4: Opciones de envío y control

La factura recurrente cuenta con varias opciones adicionales que permiten controlar cómo se envía el documento al cliente:

• Activar recurrencia: Permite habilitar o pausar la generación automática de la factura.

• Enviar documento por correo: Define si cada factura generada debe enviarse automáticamente al correo del cliente.

• CC email al usuario: Envía una copia del correo al usuario que gestiona la factura, para fines de control interno.

• Factura firmada y sellada: Permite que el documento enviado incluya la versión firmada y sellada, según la configuración de la empresa.

Segmento 5: Generación de las facturas

Cada vez que se cumple el período definido:

• El sistema genera automáticamente una factura de venta.

• La factura queda registrada en el módulo de Facturas.

• Puede cobrarse, anularse o gestionarse igual que cualquier otra factura.

• Si la venta es a crédito, se genera la cuenta por cobrar correspondiente.

Resultado esperado

Al configurar correctamente una factura recurrente, el usuario logra que las ventas periódicas queden automatizadas, organizadas y controladas, reduciendo el trabajo manual y evitando olvidos en la facturación.

Notas y reglas

• Las facturas recurrentes generan facturas normales e independientes.

• Cada factura generada mantiene su propio estado y numeración.

• La recurrencia puede activarse o desactivarse en cualquier momento.

• El envío por correo depende de que el cliente tenga un email configurado.

• La facturación electrónica aplica según la configuración de la empresa y el tipo de comprobante.