Realizar una venta en Punto de Venta Punto de Venta (POS)

Qué hace

El Punto de Venta (POS) es una pantalla diseñada para registrar ventas de manera rápida y ordenada, especialmente en situaciones donde se atienden varios clientes de forma continua. A diferencia de una factura tradicional, el POS muestra los productos en formato visual, con imágenes y su precio base, permitiendo al usuario seleccionar fácilmente los artículos que el cliente desea comprar. A medida que se van seleccionando los productos, el sistema construye automáticamente la factura en un resumen que se muestra en el lado derecho de la pantalla.

Este módulo también contribuye al control interno del negocio, ya que valida la disponibilidad de inventario en los productos configurados para manejar existencias y, al completar la venta, rebaja automáticamente las cantidades vendidas. Adicionalmente, cuando la empresa cuenta con facturación electrónica activa, el sistema envía la factura a la DGII de forma automática al finalizar el cobro, sin requerir acciones adicionales por parte del usuario.

Antes de empezar

Antes de utilizar el Punto de Venta (POS), es obligatorio que la caja esté abierta. Esto implica registrar previamente el monto de efectivo con el que se inicia el turno o la jornada de trabajo. Si la caja no se encuentra abierta, el sistema no permitirá el acceso al POS, ya que esta validación evita que se realicen ventas sin un control adecuado del efectivo.

Asimismo, es necesario que los productos o servicios estén previamente creados en el sistema. En los casos donde la empresa maneja inventario, los productos deben estar asociados a un almacén y contar con existencias disponibles. De igual forma, para que el sistema calcule correctamente el ITBIS o la propina legal, estos parámetros deben estar configurados desde la creación o edición del producto.

Cómo se ve el POS al entrar

Cuando se entra al POS se muestra una interfaz dinámica pensada para encontrar productos rápido. En la parte superior aparece una barra de búsqueda para localizar un producto específico. Justo al lado se encuentra la opción de ordenar los productos, por ejemplo por precio o por las salidas más recientes, lo que ayuda cuando hay productos muy usados y se quiere tenerlos primero.

Debajo de esa área se ven las categorías, que son agrupaciones creadas por el usuario. Estas categorías sirven como filtro para mostrar solo los productos de una familia específica, y así evitar tener que buscar uno por uno.

A medida que el usuario selecciona productos, en la parte superior derecha aparece un indicador con la cantidad de ítems seleccionados. Al mismo tiempo, el detalle de la venta se va construyendo y se puede revisar en el panel derecho, que funciona como el resumen de la factura en borrador.

Segmento 1: Seleccionar productos

Para agregar productos a la venta, el usuario simplemente hace clic sobre el producto. Cada clic agrega una unidad. Si el cliente compra varias unidades, no hace falta repetir clic muchas veces, porque en el resumen de la factura (panel derecho) se puede seleccionar y ajustar la cantidad de cada producto.

En esta parte el sistema aplica una regla importante: si el producto existe en el almacén y todavía tiene stock, entonces al momento de completar la venta el sistema permitirá la operación y posteriormente rebajará inventario. Si no existe en inventario o no maneja stock, entonces el comportamiento depende de cómo se haya configurado el producto, pero la regla que manejas es clara: el inventario solo se rebaja cuando el producto tiene existencia y stock disponible.

Segmento 2: Cliente y datos generales de la factura

En la parte superior del resumen de la factura se muestra el cliente al que se le está facturando. Si el usuario no selecciona un cliente de forma manual, el sistema factura automáticamente a Cliente al Contado, lo cual es útil para ventas rápidas donde no se necesita registrar datos de un cliente específico.

Si el cliente tiene configurado un tipo de comprobante predeterminado (por ejemplo, el que normalmente se utiliza para ese cliente), el sistema lo selecciona automáticamente al momento de facturar. Esto reduce errores y acelera el proceso, porque el cajero no tiene que recordar qué comprobante usa cada cliente.

Segmento 3: Configuración de la venta (datos internos y fiscales)

En la parte superior del POS hay un ícono de configuración (tuerca). Esta sección es clave porque permite editar información de la factura, tanto interna como fiscal. Aquí se define lo que realmente “rige” cómo se emitirá esa venta.

Desde esa configuración se selecciona: tipo de comprobante, tipo de venta, fecha, condición de pago, almacén, moneda y si la factura es takeout. En el caso de takeout, la intención es que, cuando aplique, no se cobre la Propina Legal 10%. Esto se usa principalmente cuando el negocio necesita diferenciar ventas que no deben incluir ese cargo.

También existe un ícono de escoba para limpiar la factura y empezar de nuevo, lo cual es útil si el usuario se equivoca seleccionando productos o configuraciones y necesita reiniciar la venta sin arrastrar datos.

Segmento 4: Precios, ITBIS y propina

En el POS hay una limitación intencional para mantener control: no se puede editar el precio manualmente y tampoco se pueden seleccionar descuentos específicos desde la venta. Lo que sí se permite es seleccionar un listado de precios, lo cual es útil si la empresa maneja precios por tipo de cliente o por políticas de precios (por ejemplo: precio regular, mayorista, etc.).

En cuanto a impuestos, el ITBIS se calcula automáticamente, pero solo si el producto está configurado como “se vende con ITBIS” al momento de crear el ítem. Eso significa que el POS no “adivina” el ITBIS: depende totalmente de la configuración del producto.

La propina funciona de manera similar: viene activa por defecto, pero solo se calcula en productos que dentro de su configuración tienen activada la Propina Legal. Si un producto no tiene esa configuración, el sistema no le calcula propina, aunque la propina esté activa como comportamiento general.

Segmento 5: Cobrar y finalizar la venta

Cuando el usuario está listo para cobrar, el sistema muestra un popup con los métodos de pago disponibles. En tu POS los métodos son: efectivo, tarjeta y transferencia, y además permite pago mixto, por si el cliente paga una parte en efectivo y otra con tarjeta o transferencia.

Aunque el POS no tiene la opción de “crédito” como método de pago directo, sí contempla el caso donde el pago no queda completo. En ese escenario, el sistema genera automáticamente una Cuenta por Cobrar, lo que permite que la venta quede registrada y el saldo pendiente se controle desde el módulo correspondiente.

Al confirmar el cobro ocurren tres cosas importantes: se emite la factura, el usuario puede imprimir o descargar el comprobante, y el POS se limpia para poder iniciar una venta nueva. Si la empresa ya tiene facturación electrónica habilitada, en ese mismo proceso el sistema envía la factura a la DGII automáticamente. Finalmente, en POS el documento solo aparece con estado Pagada cuando se realiza el cobro.

Resultado esperado

Cuando la venta se realiza correctamente, el usuario debe ver que la factura queda registrada y marcada como Pagada. Si el producto maneja inventario y existe stock, el sistema debe reflejar la rebaja automática en el almacén configurado. Además, debe existir el movimiento asociado al método de pago (efectivo, tarjeta, transferencia o mixto). Si el pago quedó incompleto, debe generarse una Cuenta por Cobrar por el saldo pendiente.

Si la empresa tiene facturación electrónica activa, el resultado esperado también incluye que la factura quede enviada a la DGII como parte del proceso normal de cierre de la venta.

Cómo crear una factura desde el Punto de Venta (POS)

1.     Ir a Ventas → Punto de Venta (POS). Si la caja no está abierta, el sistema no permitirá el acceso y será necesario abrirla primero con el monto inicial de efectivo.

2.     Seleccionar los productos: Elegir los productos desde la pantalla principal haciendo clic sobre ellos. Cada clic agrega una unidad a la factura. La cantidad puede ajustarse desde el resumen que se muestra en el lado derecho.

3.     Verificar el cliente: Confirmar el cliente al que se le está facturando. Si no se selecciona uno, el sistema utiliza automáticamente Cliente al Contado. Si el cliente tiene un comprobante predeterminado, este se aplica de forma automática.

4.     Revisar la configuración de la factura: Desde la opción de configuración se validan o ajustan datos como tipo de comprobante, fecha, almacén, moneda, condición de pago y la opción de takeout cuando aplique.

5.     Confirmar precios e impuestos: Los precios se cargan según el listado de precios seleccionado y no pueden modificarse manualmente. El ITBIS y la propina legal se calculan únicamente en los productos configurados para ello.

6.     Cobrar la venta: Presionar Cobrar y seleccionar el método de pago, ya sea efectivo, tarjeta, transferencia o pago mixto. Si el pago no es total, el sistema genera una Cuenta por Cobrar por el saldo pendiente.

7.     Finalizar la factura: Al confirmar el cobro, la factura se emite con estado Pagada, puede imprimirse o descargarse y, si la empresa tiene facturación electrónica activa, se envía automáticamente a la DGII.

Notas y reglas

• No se puede entrar al POS si la caja no está abierta.

• Cada clic agrega una unidad, pero la cantidad puede ajustarse desde el resumen.

• No se permite editar precios ni aplicar descuentos manuales.

• Solo se permite cambiar el listado de precios.

• ITBIS y propina dependen de la configuración del producto.

• El POS permite pago mixto.

• Si el pago no es total, se genera una Cuenta por Cobrar.

• La factura en POS queda “Pagada” cuando se cobra.