Crear una cotización

Qué hace

El módulo de Cotizaciones permite preparar y enviar propuestas de venta a los clientes antes de realizar la factura. Funciona de la misma manera que una factura de venta, pero sin generar efectos contables, fiscales ni de inventario hasta que la cotización sea convertida en factura.

La cotización sirve como un documento previo para acordar precios, cantidades y condiciones con el cliente.

Antes de empezar

Antes de crear una cotización, es necesario que:

• El cliente esté creado en el sistema.

• Los productos o servicios estén configurados correctamente.

• Los precios e impuestos estén definidos.

• El cliente tenga un correo electrónico registrado, si se desea enviar la cotización.

Cómo se ve el módulo de Cotizaciones

La pantalla de Cotizaciones es muy similar a la de Facturas. El usuario selecciona el cliente, define los datos del documento y agrega los ítems de forma ordenada.

La diferencia principal es que la cotización no emite comprobante fiscal ni afecta inventarios o cuentas por cobrar mientras se mantenga como cotización.

Segmento 1: Datos del cliente y del documento

En esta sección se selecciona el cliente y se definen los datos generales de la cotización, como:

• Fecha de la cotización.

• Moneda.

• Lista de precios.

• Vendedor, si aplica.

Estos datos permiten que la cotización refleje correctamente las condiciones ofrecidas al cliente.

Segmento 2: Ítems, precios e impuestos

Los productos o servicios se agregan de la misma forma que en una factura. En cada ítem se puede ajustar la cantidad, el precio y los impuestos correspondientes, según su configuración.

Los totales mostrados en la cotización permiten al cliente conocer el monto estimado de la venta.

Segmento 3: Guardar la cotización

La cotización puede guardarse para revisión o enviarse al cliente una vez esté lista. En este estado:

• El documento puede editarse libremente.

• No se generan movimientos contables.

• No se rebaja inventario.

• No se crean cuentas por cobrar.

Segmento 4: Convertir cotización en factura

Una vez que el cliente acepta la cotización, el sistema permite convertirla directamente en una factura de venta. Al realizar esta acción:

• Se copian automáticamente los datos del cliente, ítems, precios e impuestos.

• Se crea una factura normal lista para ser emitida.

• A partir de ese momento, la operación sigue el flujo normal de facturación.

La cotización original queda como referencia del proceso comercial.

Resultado esperado

Al crear una cotización, el usuario obtiene un documento claro y organizado para presentar al cliente. Al convertirla en factura, se agiliza el proceso de venta, evitando volver a ingresar la información y reduciendo errores.

Notas y reglas

• Las cotizaciones no generan efectos fiscales ni contables.

• No afectan inventario ni cuentas por cobrar.

• Pueden editarse mientras no se conviertan en factura.

• Al convertirse en factura, aplican todas las reglas normales de facturación.

• Una cotización puede convertirse en factura solo cuando el cliente la acepta.