Crear una nota de crédito

Qué hace

El módulo de Notas de crédito permite corregir, ajustar o anular una venta ya registrada, siguiendo las reglas de los sistemas adaptados a facturación electrónica. En este tipo de sistemas, las facturas no se anulan directamente. Cualquier corrección debe realizarse mediante una nota de crédito asociada a una factura previamente creada.

La nota de crédito sirve para documentar descuentos posteriores, anulaciones totales o devoluciones de productos, manteniendo trazabilidad, orden y cumplimiento fiscal.

Antes de empezar

Antes de crear una nota de crédito, es necesario que:

• Exista una factura previamente creada.

• El cliente esté correctamente registrado.

• El usuario identifique el motivo del ajuste (descuento, anulación o devolución).

• En caso de devolución de artículos, los almacenes estén configurados.

Si la factura es una proforma, que funciona como un documento formal de la transacción, pero sin efectos fiscales, la cancelación también se realiza mediante una nota de crédito, sin emitir comprobante electrónico a la DGII.

Cómo se ve el módulo de Notas de crédito

Al entrar al módulo de Notas de crédito, la pantalla guía al usuario paso a paso para asegurar que la corrección se haga sobre el documento correcto.

Primero se selecciona el cliente. Una vez seleccionado, el sistema muestra debajo la opción de elegir la factura a la que se le aplicará la nota de crédito, junto con:

• La opción de ver la factura.

• El balance pendiente o aplicado de dicha factura.

Esto permite validar la información antes de continuar.

Segmento 1: Seleccionar cliente y factura

El usuario selecciona el cliente y luego la factura relacionada. Esta selección define:

• El documento que será ajustado.

• El monto base sobre el cual se aplicará la nota de crédito.

• El estado actual de la factura.

No es posible crear una nota de crédito sin asociarla a una factura existente.

Segmento 2: Datos de la nota de crédito

Una vez seleccionada la factura, se completan los datos generales de la nota de crédito, incluyendo:

• Fecha del documento.

• Tipo de nota de crédito.

• Observaciones o referencia del ajuste, si aplica.

Estos datos determinan cómo se registrará la corrección en el sistema.

Segmento 3: Tipo de nota de crédito

En este segmento se define el motivo del ajuste. El sistema permite los siguientes tipos:

Descuento en la venta

Se utiliza cuando se necesita aplicar un descuento posterior a la factura. En este caso:

• Se indica el monto que será descontado.

• La factura se ajusta parcialmente.

• El saldo y los totales se actualizan automáticamente.

Anulación de factura

Se utiliza cuando la factura debe ser anulada completamente. Al seleccionar esta opción:

• La factura queda anulada mediante la nota de crédito.

• No se permite anular la factura directamente.

• El ajuste queda registrado de forma trazable y ordenada. 

Devolución de artículos

Se utiliza cuando el cliente devuelve productos. En este caso:

• Se seleccionan los artículos devueltos.

• Se define el almacén al cual serán devueltos.

• El sistema ajusta el inventario correspondiente.

Devolución de artículos por daños

Funciona de la misma forma que la devolución de artículos, con la diferencia de que:

• Los productos no regresan al almacén regular.

• Se devuelven a un almacén de productos dañados.

• Esto permite mantener el control del inventario sin mezclar productos vendibles con dañados.

Segmento 4: Emisión de la nota de crédito

Una vez revisada la información, el usuario procede a emitir la nota de crédito. Al hacerlo:

• El sistema valida los datos ingresados.

• Aplica el ajuste sobre la factura relacionada.

• Registra el movimiento de forma automática.

Cuando la factura original está sujeta a facturación electrónica, la nota de crédito genera y envía el comprobante electrónico correspondiente a la DGII, según el tipo seleccionado.

Si la factura es una proforma, la nota de crédito se registra internamente sin envío a la DGII.

Resultado esperado

Al completar el proceso:

• La factura queda ajustada o anulada según el tipo de nota de crédito.

• Los saldos de la factura y de la cuenta por cobrar se actualizan correctamente.

• El inventario se ajusta cuando aplica devolución de artículos.

• La información queda organizada, trazable y alineada con las reglas de facturación electrónica. 

Cómo crear una nota de crédito (paso a paso)

1. Ir a Ventas → Notas de crédito.

2. Seleccionar el cliente.

3. Elegir la factura a la que se le aplicará la nota de crédito y revisar su balance.

4. Completar los datos generales de la nota de crédito.

5. Seleccionar el tipo de nota de crédito (descuento, anulación o devolución).

6. Definir montos o artículos según corresponda.

7. Emitir la nota de crédito.

Notas y reglas

• Las facturas no se anulan directamente; siempre se usan notas de crédito.

• La factura debe existir previamente.

• Las proformas se cancelan con nota de crédito sin emisión electrónica.

• Las devoluciones afectan inventario según el almacén seleccionado.

• Las devoluciones por daños utilizan un almacén distinto al regular.

• Las notas de crédito mantienen la trazabilidad completa de la operación.