Registrar un cobro

Qué hace

El módulo de Cobros permite registrar los pagos realizados por los clientes sobre facturas pendientes, manteniendo un control claro de las cuentas por cobrar y de los movimientos de caja o banco. Este módulo asegura que solo se cobren facturas que realmente tengan saldo pendiente, evitando errores y duplicidades.

Antes de empezar

Antes de registrar un cobro, es necesario que:

• Exista al menos una factura emitida con saldo pendiente.

• La cuenta bancaria o caja donde se recibirá el pago esté creada en el sistema.

• La factura no esté saldada, ya que las facturas pagadas no aparecen disponibles para cobro.

Cómo funciona la selección de facturas

Al entrar al módulo de Cobros, el sistema muestra únicamente las facturas pendientes de pago. Las facturas que ya están saldadas no aparecen en el listado, lo que facilita el proceso y evita que se intente cobrar un documento ya cerrado.

El usuario debe seleccionar la factura que desea cobrar para continuar con el registro del pago.

Segmento 1: Seleccionar la factura

El usuario selecciona la factura pendiente desde el listado. Esta selección define:

• El cliente.

• El monto pendiente.

• La moneda original de la factura.

Una vez seleccionada la factura, el sistema habilita el registro del cobro.

 Segmento 2: Registro del cobro

Al seleccionar la factura, el sistema muestra un pop up con el detalle de la factura como referencia. En esta ventana se completa la información del pago:

• Fecha de pago: fecha en la que se recibió el pago.

• Método de pago: efectivo, transferencia, tarjeta u otro método configurado.

• Cuenta bancaria o caja: cuenta donde se recibió el dinero.

Esta información permite que el sistema registre correctamente el movimiento financiero asociado al cobro.

Segmento 3: Cobros en moneda diferente

Si la factura fue emitida en una moneda y el pago fue recibido en otra, el sistema permite:

• Ingresar el monto recibido.

• Definir la tasa de cambio exacta utilizada en la operación.

De esta forma, el cobro queda registrado correctamente, respetando la moneda original de la factura y el valor real recibido.

Segmento 4: Diferencias por tasa de cambio

Si al aplicar la tasa de cambio existe una diferencia entre el monto pendiente y el monto recibido, y dicha diferencia no será cobrada al cliente, el sistema:

• Cierra la factura como saldada.

• Registra automáticamente la diferencia como ganancia o pérdida por diferencia cambiaria, según corresponda.

Esto permite mantener las cuentas por cobrar limpias y la información financiera correctamente ajustada.

Resultado esperado

Al registrar correctamente un cobro:

• La factura queda parcial o totalmente saldada, según el monto aplicado.

• Se registra el movimiento en la cuenta bancaria o caja seleccionada.

• Se actualiza el saldo de la cuenta por cobrar del cliente.

• Si aplica, se registra la ganancia o pérdida por diferencia de cambio.

Todo el proceso queda ordenado, trazable y fácil de consultar dentro del sistema.

Notas y reglas

• Solo se pueden cobrar facturas con saldo pendiente.

• Las facturas saldadas no aparecen en el listado de cobros.

• El cobro siempre debe estar asociado a una factura.

• Se permite registrar cobros en moneda distinta a la de la factura.

• Las diferencias por tasa de cambio pueden cerrarse como ganancia o pérdida.

• El cobro actualiza automáticamente cuentas por cobrar y bancos/caja.