Facturas de Ventas

Qué hace

El módulo de Facturas permite registrar ventas de manera más detallada y formal que el Punto de Venta. Está diseñado para operaciones que requieren mayor control sobre los datos del cliente, condiciones de pago, precios, descuentos y aspectos fiscales.

A diferencia del POS, la factura tradicional no está enfocada en la velocidad de atención, sino en la precisión de la información comercial y fiscal. Desde este módulo se puede definir la moneda, la lista de precios, los términos de pago, el vendedor y aplicar ajustes por ítem, como descuentos o cambios en el precio de venta. Además, las facturas pueden guardarse en estado Borrador, lo que permite continuarlas más adelante sin perder la información ingresada.

Antes de empezar

Antes de crear una factura, es necesario que los clientes y los productos o servicios estén creados en el sistema. Si la empresa maneja inventario, los productos deben estar asociados a un almacén y contar con existencias disponibles.

También es importante que los productos tengan correctamente configurados sus impuestos, ya que el cálculo del ITBIS u otros cargos dependerá de esa configuración. A diferencia del POS, para crear una factura no es necesario tener la caja abierta, ya que el cobro puede realizarse posteriormente.

Cómo se ve el módulo de Facturas

Al entrar al módulo de Facturas, la pantalla se organiza en tres secciones principales en la parte superior, que permiten completar la información de forma ordenada.

La primera sección corresponde a los datos del cliente, donde se selecciona el cliente al que se le va a facturar. Desde esta misma área se puede crear un nuevo cliente utilizando el botón con el ícono de persona y el símbolo de más. Aquí también se define la moneda de la factura y la lista de precios que se utilizará.

La segunda sección contiene los datos de la factura, donde se establece la fecha, los términos de pago y el vendedor, si aplica. Estos datos determinan las condiciones comerciales de la venta.

La tercera sección corresponde a los datos fiscales, donde se selecciona el tipo de comprobante, el tipo de ingreso(usualmente operaciones) y el almacén desde el cual saldrán los productos facturados.

 Segmento 1: Seleccionar los ítems

Los productos o servicios se agregan a la factura de forma individual, uno por uno. Cada ítem permite ajustar la cantidad, el precio de venta y el descuento aplicado, según corresponda.

En esta pantalla también se puede verificar si el producto tiene algún impuesto incluido, de acuerdo con su configuración. A diferencia del POS, en las facturas sí existe flexibilidad para modificar el precio de venta y aplicar descuentos por cada ítem.

Cuando el producto maneja inventario, el sistema valida la existencia disponible y realiza la rebaja correspondiente al momento de emitir la factura.

Segmento 2: Cliente y condiciones de la venta

El cliente seleccionado determina información clave de la factura, incluyendo el tipo de comprobante que se utilizará, si este está configurado como predeterminado. Esto ayuda a mantener consistencia en la facturación y reduce errores al momento de emitir.

Los términos de pago definidos en la factura permiten establecer si la venta es al contado o a crédito, y bajo qué condiciones se realizará el cobro. Esta información es fundamental para el control de cuentas por cobrar.

Segmento 3: Datos fiscales y almacén

En la sección de datos fiscales se define el tipo de comprobante fiscal y el tipo de ingreso, que normalmente se establece como operaciones. También se selecciona el almacén desde el cual se despacharán los productos, lo que permite mantener un control correcto del inventario.

Estos datos determinan cómo se registra la factura tanto a nivel contable como fiscal.

Segmento 4: Guardar y continuar la factura

El módulo de Facturas cuenta con dos botones que permiten guardar el avance del documento sin necesidad de emitirlo de inmediato:

• Guardar factura

• Guardar y aplicar pago

Cuando el usuario selecciona cualquiera de estas opciones, la factura se guarda en el sistema en estado Borrador. Esto es especialmente útil si necesita salir del sistema, realizar otra tarea o completar la información más adelante, ya que permite retomar la factura exactamente donde se dejó, sin pérdida de datos.

El estado Borrador es ideal para facturas que aún requieren revisión, validación interna, aprobación o información adicional antes de ser emitidas oficialmente. En este estado, la factura puede editarse sin afectar inventarios, cuentas por cobrar ni contabilidad hasta que sea emitida.

Segmento 5: Emitir la factura

Una vez revisados y confirmados todos los datos, el usuario procede a emitir la factura. Al hacerlo, el sistema valida automáticamente la información ingresada, registra la operación y deja la factura oficialmente emitida, lista para su cobro, control y seguimiento.

Cuando la empresa tiene la facturación electrónica activa, el proceso es totalmente automático. Al emitir la factura:

·       El sistema genera el comprobante fiscal electrónico (e-NCF) según el tipo seleccionado.

·       La factura se envía automáticamente a la DGII en el mismo momento de la emisión.

·       Si la DGII valida el comprobante, la factura queda aprobada y válida fiscalmente, sin que el usuario tenga que realizar pasos adicionales.

·       El estado de la factura se actualiza para reflejar que fue emitida electrónicamente.

En caso de que la empresa no tenga facturación electrónica activa, el sistema emite la factura como un comprobante tradicional, manteniendo el control interno y contable, pero sin realizar el envío automático a la DGII.

Nota: El usuario no necesita interactuar directamente con la plataforma de la DGII. Todo el proceso de envío y validación se gestiona desde el sistema, siempre que la facturación electrónica esté correctamente configurada.

Resultado esperado

Al completar el proceso, la factura queda registrada y organizada en el sistema con toda su información comercial y fiscal. Esto permite llevar un control claro y ordenado de las ventas, evitando registros dispersos o errores manuales.

Si la factura es a crédito, se genera automáticamente la cuenta por cobrar para su seguimiento. En los productos con inventario, el sistema refleja la rebaja en el almacén correspondiente, manteniendo las existencias actualizadas.

Cuando aplica la facturación electrónica, la factura queda enviada a la DGII como parte del flujo normal de registro de la venta, sin pasos adicionales ni procesos externos. Todo queda centralizado en un solo sistema.

En conjunto, este proceso asegura que cada venta quede ordenada, trazable y fácil de consultar, contribuyendo a una mejor organización interna, control del negocio y toma de decisiones basada en información confiable

Cómo crear una factura (paso a paso)

1.     Ir a Ventas, luego Facturas.

2.     Seleccionar o crear el cliente, y definir la moneda y la lista de precios.

3.     Completar los datos de la factura: fecha, términos de pago y vendedor si aplica.

4.     Definir los datos fiscales: tipo de comprobante, tipo de ingreso y almacén.

5.     Agregar los ítems de forma individual, ajustando cantidad, precio y descuento según corresponda.

6.     Revisar impuestos y totales.

7.     Emitir la factura o dejarla guardada en Borrador para continuar más adelante.

Notas y reglas

·       Las facturas permiten modificar precios y aplicar descuentos por ítem.

·       No es necesario tener la caja abierta para crear una factura.

·       Las facturas pueden guardarse en estado Borrador y continuarse luego.

·       El cálculo de impuestos depende de la configuración del producto.

·       El almacén seleccionado determina la rebaja de inventario.

·       Si la factura se emite a crédito, se genera la cuenta por cobrar correspondiente.